★秘密XXXX工程建设团体有限公司文件与档案治理制度第一章 总 则第一条 目的：为规范公司文件与档案的治理，使治理事情正当化、完整化，便于公司各项事情的实时使用，特制订本制度。第二条 原则：公司文件与档案实行统一治理。文件与档案的治理，要做到规范、准确、实时、宁静。

公司行文要克服权要主义和文牍主义。公司综合治理部是公司文件与档案的主管部门。第二章 文件治理第三条 本制度所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包罗政府机构、企事业单元、法人机构、小我私家）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像质料等。

第四条 公司本部的文件治理部门为综合治理部，凡涉及公司的文件均需由综合治理部统一摆设处置惩罚；所属公司的文件治理部门为各公司的综合治理部，分公司无权直接对北方团体公司以外行文。第五条 公司发文（包罗以公司名义发文，以部门名义发文）：第六条 文号治理：各部门发文必须先向综合治理部申请发文文号，发文文号规范如下：以公司名义发文：北集字[ 年] 号，此文号用于宣布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单元发文；以综合治理部名义发文：北集综字[ 年] 号，此文号用于涉及综合治理部业务的发文；以人力资源部名义发文：北集人字[ 年] 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；以财政部名义发文：北集财字[ 年] 号，此文号用于涉及财政部业务的发文；以设备治理部名义发文：北集设字[ 年] 号，此文号用于涉及设备治理部业务的发文；以谋划治理部名义发文：北集经字[ 年] 号，此文号用于涉及谋划治理部业务的发文；以技术质量部名义发文： 北集技字[ 年] 号，此文号用于涉及技术质量部业务的发文；以采购部名义发文：北集采字[ 年] 号，此文号用于涉及采购部业务的发文；公司文号顺序以年为单元从01号开始，公司及各部门接纳大排序的方式编号。

各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。第七条 　发文种类：请示：请上级指示和批准。陈诉：向上级机关汇报事情，反映情况。指示：对下级机关部署事情，阐明事情运动的指导原则。

批复：回复请示事项。通知：转达公司的重要情况以及相关事项，公布规章制度、要求下级管理或者需要知道的事项，批转下级的公牍或转发上级公牍，宣布应当遵守或周知的事项。

决议：对某些问题或者重大行行动出摆设。函：平行部门之间相互商洽事情，回复问题或知会有关事项。集会纪要和决议：转达集会议定事项和主要精神，要求有关部门配合遵守执行的。

第八条 　发文花样（接纳A4号纸，横排）：文件抬头： XXXX工程建设团体有限公司公司文件，红字。文号：加黑宋体小四号字。主送单元及标题：加黑宋体四号字。

正文：仿宋小四号字，1倍半行距。单元印章：红色公司章。日期：加黑宋体四号字，用大写。

抄报、抄送、存档：宋体四号字。第九条 　草拟公牍应注意以下事项：内容要切合党和国家的门路、目标、政策、执法、法律及地方性行政规章。

反映情况要客观，实事求是。文字要准确、精炼，条理要清楚，条理要明白，结构要精密，用语要规范。

人、地、物名、引文实时间要详细、准确。第十条 　发文法式：发文部门卖力文件的起草事情，文件起草完成后，首先到综合治理部申请文号，并填写发文登表。

各部门发文前，首先由部门卖力人及主管副总审核，后交需会签的部门，由会签部门卖力人签字确认后，交总司理审批。总司理审批后，由综合治理部卖力盖章及形成正式文件下发。

第十一条 文件发送与签收法式：公司本部接纳书面签收发式，综合治理部直接将文件交各部门卖力人，由部门卖力人在文件发文单上签收。对公司在外分支机构的文件，以传真方式递送，各机构在文件发文单中签收。第十二条 发文的判行权限：以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。

加盖公司章的发文：应送呈总司理判行。若因紧迫事务，总司理不在的情况下，可由公司主管行政的副总司理代为判行，但须经总司理补签。以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门卖力人判行。第十三条 传真发文治理：公司传真由相关部门卖力，公司所有传真必须挂号，未挂号的传真，相关部门有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。

第十四条 公司收文由综合治理部卖力，发往公司的各种文件均由综合治理部举行挂号，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与综合治理部，由综合治理部挂号。公牍处置惩罚：公司的所有收文必须挂号，并注明公牍转移的去向。综合治理部文员将公牍挂号后，凭据公牍内容向各部门及有关向导分发。若文员不能判明，由综合治理部部长决议。

文员须将文件内容、收到时间、去向予以挂号，如需存档，文员要连忙管理文件存档手续。信函处置惩罚：指名收受的信函由信封上的纪录可认为公务文书者，应视同公务文书查封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回综合治理部依公牍处置惩罚；指名部门部长以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回综合治理部依公牍管理。

收文处置惩罚要点：遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，综合治理部应将正本妥为收藏，若需挪用，应以复印件代用。为利文书处置惩罚并到达分层卖力目的，经办人应就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，制止只签名而无意见。文件处置惩罚期限：综合治理部文员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员；急件、电报、秘密文件等应随到随办，于文到一日内处置惩罚完毕为原则；一般文件由部门部长指定处置惩罚期限，一般以文到三日内处置惩罚完毕为原则；来文定有回复期限者，应努力于来文所定期限内处置惩罚完毕；计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的治理应斟酌实际需要划分划定其处置惩罚期限；文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日；签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后连忙签呈或签阅，最迟不得凌驾一日。第三章 档案治理第十五条 综合治理部卖力治理公司的全部档案。

各部门可设兼职档案治理员，卖力治理各部门的档案。公司档案原则上均交由综合治理部卖力保管。文件处置惩罚完成后，原稿由综合治理部归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处置惩罚特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合治理部同意后妥为生存且以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交综合治理部生存。

第十六条 归档文件的建设：各项目部由专人卖力工程技术档案、征地拆迁协议、分承包条约、声像、照片等的立卷归档，而且定时移交档案室，不得由小我私家掌管；设备治理部设专人卖力种种机械设备完整档案（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建设，并定期移交档案室；财政部卖力整理划定会计档案保管期限、体例凭证、财政陈诉页码，定期移交档案室；文书档案、文书质料由综合治理部整理立卷，定期归档。人事档案由人力资源部整理立卷，定期归档。

第十七条 归档文件的检查：检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。文件的处置惩罚手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。归档文件的生存期限：文件生存期限除政府有关法律或本企业其他规章特定者外，依下列划定管理：永久生存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财政报表；6.政府机关批准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经审定须永久生存的文书。

十年生存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经审定须生存十年的文书。五年生存：1.期满或排除之合约；2.其他经审定生存五年的文书。一年生存：无恒久生存须要者。须销毁的文件须经综合治理部部长批准，并派专人监销。

第十八条 档案文件的挪用：各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门卖力人批准后由综合治理部档案治理员调阅；档案治理员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注调阅的详细文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定送还日期之先后整理，以备稽催；于档案室就地借阅者，可免填“调卷单”；档案送还时，经秘书核查无误并于"调卷单"填注送还日期及签字确认后，档案即行归入档夹，“调卷单”由管档人员留存备查；档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅法式重新管理；调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损；调卷人员调阅档案，应于划定期限内送还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自收受；调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总司理、综合治理部部长同意。公司重要档案须经总司理批准后方可调卷。

第十九条 声像档案治理：声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、种种光电介质等及文字说明两部门组成；声像档案是本公司档案的组成部门，由综合治理部集中统一治理；声像档案种类：反映本公司主要职能运动事情结果和存在问题的声像资料；各级向导人和著名人物到场的与本公司有关的重大运动的声像资料；本公司有关人员组织或到场的重要集会，会见以及外事运动的声像资料；涉及本公司权益的声像资料；其它单元形成的与本公司有关的重要声像资料；其它具有生存价值的声像资料。第二十条 电子文档治理：公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要划分生存。

公司综合治理部秘书卖力接纳录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的法式同借阅档案。第四章 附 则第二十一条 本制度由综合治理部卖力解释。第二十二条 综合治理部卖力本制度的修改。

第二十三条 本制度经总司理批准后生效，自宣布之日起实施。注:该制度摘自水木知行治理咨询公司客户案例，经处置惩罚和删改。

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